Wie man schon an der Headline sieht, heute schreibe ich über ein Thema, das uns Selbstständige, Freiberufler, Mompreneurs und Co betrifft – das wir quasi als kleines Schmankerl zu unserer Tätigkeit dazu geschenkt bekommen haben. Ob wir wollen, oder nicht! Die Buchführung als Selbstständige.
In gewohnter Manier schreibe ich Euch hier kein allgemeingültiges Fazit für Jede und Jeden, sondern meine ganz persönliche Meinung und Erfahrung zum Thema Buchführung. Wie ihr Euch letztlich entscheidet, welches Tool ihr wählt oder ob ihr das ganze Thema direkt außer Haus gebt, bleibt selbstverständlich wie immer Euch überlassen.
Buchführung als Selbstständige –
selber machen oder outsourcen?
Soll ich meine Buchführung selber machen? Oder soll ich diese von einer Buchhalterin/einem Buchhalter durchführen lassen? Diese Frage stellt sich ab dem Zeitpunkt, ab dem Frau sich für ihre Selbstständigkeit entscheidet.
Der Vorteil einer externen Buchführung:
- Kein Ärger mit monatlichen Umsatzsteuermeldungen
- Professioneller Rat in Sachen Steuerersparnis
- Übertragung der Haftung in Sachen Buchführung an ein externes Organ
- Konzentration auf das Kerngeschäft
Der Nachteil einer externen Buchführung:
- Monatlich fixe Kosten, die gerade in der Anfangsphase oft schwer einkalkulierbar sind
- Keinen eigenen, direkten Einblick in die eigene Finanzbuchhaltung
- Belege zusammensuchen, sortieren und Co fällt immer noch an!
Auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, dass es quasi ein „NoBrainer“ ist die Buchhaltung auszulagern, habe ich mich dennoch entschieden – gerade in der Anfangsphase meiner Selbstständigkeit – meine Buchführung selbst zu machen.
Ich wollte Kontrolle über das was ich mache – auch in der Buchführung. Ich wollte monatlich fixe Kosten vermeiden, solange ich nicht weiss, wie meine Selbstständigkeit läuft und wieviel ich verdiene. Und mit einem Finanzer als Ehemann habe ich zudem immer einen kompetenten Partner an meiner Seite.
Welches Buchhaltungstool ist das Richtige für mich?
Vor Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich mich lange mit der Frage des richtigen Buchhaltungstools für mich und meine Selbstständigkeit beschäftigt und einige Zeit in die Recherche gesteckt.
In meiner engeren Auswahl waren Tools wie: Fastbill, Lexoffice und Papierkram. Alle drei Tools sind auf die Bedürfnisse von Freiberuflerinnen, Kleinunternehmerinnen und Selbstständigen ausgelegt und haben die wichtigsten Funktionen, die in Sachen Buchhaltung benötigt werden.
Alle drei digitalen Buchhaltungstools sind Cloud-basiert. D.h. ich kann von überall und jederzeit auf meine Buchführung zugreifen. Ob vom Handy, dem Tablet oder meinem Notebook.
Der Grund, warum ich mich für Papierkram entschieden habe war, dass Papierkram das einzige Tool ist, das zu dem Zeitpunkt meiner Entscheidung das Thema Zeiterfassung in sein Programm integriert hatte. Und da ich viel auf Stundenbasis für meine Kunden arbeite war dieses Feature für mich sehr ausschlaggebend.
Digitale Buchhaltung:
Was kann Papierkram.de alles?
Die Entscheidung ist gefallen und nach einiger Testzeit mit der Freeversion von Papierkram.de entschied ich mich für einen Pro-Account. Dieser kostet mich 8 Euro (netto) im Monat.
Diese Pro+ Version von Papierkram enthält folgende Features:
Online Buchhaltung, Angebote und Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen, Belegmanagement. Stammdaten (also Kundendaten mit Name, Ansprechpartner und Co) konfigurieren, Zeiterfassung, Cashflow Auswertung, Erinnerung und Ausstellung von Mahnungen, Lieferscheine, Dokumente ohne Papierkram Logo, Pro Support, Automatische Belegerkennung (das ist ziemlich cool für wiederkehrende Rechnungen), Erweiterte UStVa mit Elster-XML Export, EÜR Einnahmeüberschussrechnung, DATEV-Export zur Übergabe an Eure externe Buchhalterin, HBCI PIN/TAN Kontoabgleich (ein cooles Tool um Kontoumsätze direkt abzugleichen und den Überblick zu behalten) und einiges mehr.
Ok – das hört sich jetzt alles recht schwierig und aufwändig an – ist es aber gar nicht! Denn wenn ich absolute „Buchhaltungs-Hasserin“ meine Abneigung gegen die Buchführung mit Papierkram überwunden habe, dann ist eigentlich alles möglich!
So mache ich meine digitale Buchhaltung
Aber genug der theoretischen Dinge – jetzt will ich Euch noch einen Einblick in Papierkram geben, so wie ich es benutze:
Kunden, Ansprechpartner und Co.
In Papierkram kann ich alle meine Kunden, potentielle Kunden und auch Lieferanten anlegen. Das praktische daran: Beim Schreiben der Rechnungen greift das Tool auf meine hinterlegte Adressdatenbank zu – ich muss die Adresse nicht händisch eingeben und kann auch immer sehen wieviel Umsatz ich mit dem Kunden gemacht habe und ob noch Rechnungen bei ihm offen sind.
©Papierkram.de
Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Wie ich schon gesagt habe – die Zeiterfassung im gleichen Tool wie meine Rechnungsstellung ist für mich das zentrale Feature von Papierkram. Denn ich kann hier entweder die Uhr parallel zu meiner Arbeit laufen lassen und dann Minuten genau aufzeichnen oder auch händisch eintragen.
©Papierkram.de
Am Monatsende wähle ich meinen Kunden aus – lasse mir die angelaufenen Stunden anzeigen und generiere dann mit einem Klick eine neue Rechnung. Simpel und schnell.
©Papierkram.de
Den Überblick über Kosten, Einnahmen und Co. behalten
Auch nicht unwichtig, gerade als Kleinunternehmerin und Selbstständige ist der Überblick über Einnahmen und Kosten. Auch hierfür gibt es eine schnelle und einfache Übersicht in Papierkram. Das Tool kann mittels einer sicheren Schnittstelle direkt an Euer Firmenkonto angebunden werden, womit ihr einfach und schnell alle Einnahmen und Ausgaben in Papierkram hinterlegen könnt.
Zudem seht ihr im Dashboard direkt welche Rechnungen noch offen sind und ggf. angemahnt werden müssen, wie viele abrechenbare Stunden aktuell noch offen sind und welche Projekte (die ihr auch händisch anlegen könnt inkl. Budget und Co) ihr aktuell habt.
Online Buchführung als Selbstständige – so mach ich das jetzt:
So – das waren bis jetzt ja nur quasi Basisfunktionen, aber noch keine Buchführung für Selbstständige, von der ich Euch hier erzählt habe. Doch jetzt geht es in die „Hölle der Zahlen“ (zumindest für mich). Die Buchführung!
Wie oben schon erwähnt könnt ihr Papierkram mit Eurem Firmenkonto abgleichen. Das praktische dabei – so könnt ihr Zahlungseingänge und Rechnungsausgänge direkt abgleichen und Buchungen erzeugen für eure Buchführung.
Digitaler Abgleich der Konten ©Papierkram.de
Aus Euren Ausgaben könnt ihr Belege erzeugen, die direkt in Eure Buchhaltung und auch in Eure Umsatzsteuervoranmeldung mit einfließen. Bei wiederkehrenden Rechnungen erkennt dies sogar das Programm und schlägt Euch automatisch einige Eingabefelder vor. Was Euch die Buchhaltung noch schneller und einfacher erledigen lässt. Rechnungen ins Ausland, Eigenanteile und Co – auch das ist schnell und einfach eingegeben. Zudem könnt ihr, wenn ihr wollt einen digitalen Beleg hochladen – so habt ihr direkten Einblick in das Dokument Eures Buchungsbeleges. (Dies ist z.B. wichtig, wenn ihr die Buchhaltung später doch an eine externe Steuerberatung gebt, das könnt ihr bei Vollständigkeit dann komplett digital)
Erzeugung eines Buchungsbeleges ©Papierkram.de
Umsatzsteuervoranmeldung und Co.
Auch Themen wie die Umsatzsteuervoranmeldung und die Übergabe Eurer Daten an ein externes Steuerbüro ist mit Papierkram.de möglich. Dank einer DATEV Schnittstelle, der Erzeugung von xml Dateien zur Übermittlung an das Finanzamt und vieler, weiteres Gagets.
©Papierkram.de
Wie ihr seht – das war jetzt quasi eine echte Liebeserklärung an meine Buchhaltungssoftware. Und das, obwohl dieses Thema fast ein Grund für mich gewesen wäre mich nicht noch einmal selbstständig zu machen! Denn als ich vor 14 Jahren schon einmal selbstständig war, war das Thema Buchführung ein echtes Buch mit sieben Siegeln für mich.
Heute brauche im am Ende des Monats noch ca. 1 Stunde für meine Buchführung – dann ist das Thema für mich erst einmal erledigt und ich kann mich wieder den Themen widmen, die mir viel mehr Spaß machen. So macht Buchführung als Selbstständige fast Spaß!
Noch mehr Infos zu den ganzen Features von Papierkram findet ihr hier.
Dieser Artikel ist ohne die Unterstützung von Papierkram.de entstanden und entspricht meiner eigenen, unabhängigen Erfahrung.
Danke für den ausführlichen Einblick. Ich habe den Steuerkram ausgelagert, weil wir eine recht komplexe Verteilung von Gewerbe, Selbständigkeit und GbR haben. Aber wie du schon schriebst, bleibt das Papierkram zusammensuchen immer noch. Ich nutze mite.yo.lk zur Zeiterfassung und Grand Total für Rechnungen. Den Rest jongliere ich mit Excel Tabellen. Der Mann hat es etwas umfangreicher und ist zufrieden mit Billomat.
Das klingt wirklich wie eine Liebeserklärung an Papierkram 🙂 Ich will auch meine Übersicht behalten, Rechnungen schreiben und Kosten im Griff haben. Dazu nutze ich Billomat.net . Wo es aber mit der „echten“ Verbuchung anfängt, hört meine Liebe auf. Das habe ich ausgesourct – und das ist mir das echt wert, denn ich liebe diese Tätigkeit nicht. Do what you love.
Scannst du deine papierrechnungen und spielst sie in papierkram ein und das erkennnt die positionen und verbucht gleich, aufgrund der muster der letzten buchungen mit dem kunden/lieferanten?
Ich habe nur noch ganz wenige Papierrechnungen – und die wenigen Scanne ich dann.
Buchen ist bei mir dann nur noch ein Klick mehr.
Hey Andrea, in FastBill ist die Zeiterfassung aber auch integriert.
Oder ist sie dir nicht umfangreich genug?
Gruß
Moritz
Hallo lieber Moritz, zum Zeitpunkt meiner Entscheidung war es das noch nicht. Ist neu, oder?
Das klingt echt gut. Ich arbeite noch immer mit Excel-Tabellen und die Steuer mach der Göttergatte. Was mich interessieren würde ist ob Papierkram mit Paypal, bzw. WooCommerce kompatibel ist?
Geht das nicht beides ohnehin auf Dein Konto? Und vom Konto kannst du es ja dann wieder abgleichen, oder
Die Idee mit dem Tool klingt ja lockend! Mein Bruder hat mit seinem Freund ein eigenes Gewerbe gegründet. Aus Versehen wurde die Gehaltserhöhung von zwei Mitarbeitern ausgelassen. Die Hilfe wäre ja echt sinnvoll!